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Exorcizando a inadimplência

Em fevereiro as escolas de Ensino Básico estão dando início a mais um ano letivo. Apesar de a escola particular ser um dos setores em que há menos mudanças estruturais de um período para o outro, ainda assim a mudança de ano suscita algumas possibilidades de ajustes de procedimento que não devem ser descartadas.

O calendário de decisões pedagógicas e administrativas deve ser muito bem estruturado. Demissões de professores? Devem ocorrer preferencialmente em final de semestre letivo. Mudança na política de concessão de bolsas? Devem ser implantadas no momento da abertura de matrículas para o ano seguinte. Elaboração de política de divulgação externa? Deve ser trabalhada no primeiro semestre, para execução no início do processo de matrículas. Dotação de cargas horárias e composição de horários? Devem ser estudadas no final do ano e implantadas no final de janeiro.

A lista de eventos sazonais no calendário decisório de uma escola de Ensino Básico é realmente muito longa. Esse é um dos motivos que fazem desse setor um caso à parte, na análise das características dos diferentes mercados.

A inadimplência, por sua vez, não tem uma sazonalidade tão restrita quanto tantos outros processos em escolas. Mudanças estruturais nos mecanismos de cobrança são possíveis a qualquer momento do ano.

Não há como negar, porém, que o início do ano letivo é, de longe, o mais propício para a implantação de novas metodologias de cobrança de inadimplência. É o momento em que começa a fluir o novo contrato com os pais de alunos. É o momento em que começa a se construir um novo histórico de relacionamento. É o momento, sobremaneira, em que as famílias estão “zeradas” em sua relação de inadimplemento com as escolas.

Nossas observações do mercado mostram que cobrar pais de alunos com anuidades atrasadas é uma das atividades com que as escolas mais se defrontam com dificuldades. Dada a natureza da relação contratual – clientes contínuos e renováveis apenas uma vez por ano – e da tipologia de serviço envolvida – educação de crianças -, o trabalho de cobrança costuma ser muito espinhoso para as instituições de ensino. Em geral, não está no DNA das escolas cobrar com eficiência. Pelo contrário, na maior parte dos casos as escolas são lentas e investem pouca energia na tarefa de cobrança. O resultado final acaba sendo entregue mais à sorte do que ao trabalho efetivo de cobrança.

Apesar de todas essas especificidades, os números do mercado não deixam dúvida com relação à importância de um trabalho intensivo de cobrança de inadimplência. A média da inadimplência anual em escolas de Ensino Básico, apurada no último dia do ano, vem se mantendo inalterada há alguns períodos – sempre em torno de 3%. Essa média, porém, esconde um desvio padrão muito alto. Isso quer dizer que é uma média que contempla variações muito grandes de caso para caso. Existem escolas com inadimplência abaixo de 1%, algumas até com indicadores muito próximos a zero. Existem outras, contudo, que padecem de índices próximos a 10%. Num setor de margens tão estreitas, não é difícil imaginar o quanto uma inadimplência tão alta demoniza a administração financeira de uma escola.

Uma análise mais detida sobre o mercado nos mostra que não existe uma tipologia padrão de escola com menor ou maior inadimplência. Não há diferença estatística entre os indicadores de escolas grandes ou pequenas. Nem entre escolas de Educação Infantil ou com todos os cursos. Nem entre escolas caras e baratas. E nem entre escolas de diferentes regiões da cidade ou do estado. Em todos esses sub-grupos, repete-se o desvio padrão. Não há como por a culpa, portanto, na estrutura, no bairro, no tamanho da escola, no valor da mensalidade.

O caminho das pedras, ou o único fator que se pode observar para distinguir as escolas com inadimplência alta das com inadimplência baixa, é bem mais simples do que isso. Por incrível que pareça, o segredo não é um segredo: escolas com inadimplência baixa são as que cobram os pais de forma processual, intensiva e cartesiana. Processual, porque obedecem a procedimentos pré-estabelecidos, inclusive cronograma com datas e atividades já determinadas; intensiva, porque atuam com a energia necessária em todos os casos por igual, sem distinguir pessoalidades; e cartesiana porque não se subtraem a aplicar as sanções previstas em contrato, tais como cobrança de multa, protesto em cartório, SPC e, principalmente, vedação à renovação de matrícula para o ano seguinte.

Em contrapartida, torna-se natural observar que as escolas com as inadimplências mais altas são aquelas que não se dedicam à atividade de cobrança com igual determinação e disciplina. Falando assim, pode parecer banal. Mas é a pura realidade: as escolas que cobram recebem mais; as que não cobram recebem menos. Simples assim.

Uma das premissas mais importantes para o bom desempenho desse setor de cobrança é a adequação do perfil do pessoal que vai se ocupar dessa tarefa. Muitas escolas acabam deixando a cobrança na mão de funcionários dedicados e de confiança, porém sem as características mais adequadas à função. Esse é um erro recorrente. Por isso, a checagem sobre o efetivo atendimento, pelos membros da equipe de cobrança, das características que compõem um bom funcionário para este setor é uma das condições fundamentais para o sucesso da operação.

A Corus atua junto a seus clientes no sentido de orientar a implantação de procedimentos sistemáticos de cobrança, que incluem prazos, tipos de abordagens e redação de textos para cobrança dos pais. Ao final do processo, sem dúvida há a necessidade de parceria com um escritório de advocacia especializado em cobrança amigável e judicial. O segredo do cumprimento do processo passa, inclusive, pela efetiva utilização do serviço do escritório, sem volta atrás ou arrependimento.

Se a inadimplência demoniza o orçamento das escolas, eis a boa notícia de que há como exorcizar esse incômodo. Isso pode ser feito a qualquer tempo, mas, sem dúvida, a implantação de políticas mais intensivas e sistemáticas tem uma chance muito maior de sucesso de aplicada logo no início do ano letivo.